حلول المؤسسات تمكنك من تتبع السجلات المادية وتحديد موقعها وطلبها إلكترونيًا. إدارة السجلات المادية جنبًا إلى جنب مع المستندات والسجلات الإلكترونية، باستخدام الحل كواجهة واحدة – بغض النظر عن موقع السجل أو تنسيقه
تحديات الأعمال
حدود المساحة التخزينية
تتطلب السجلات المادية مساحة تخزين، وهو ما يمثل تحديًا كبيرًا مع نمو حجم السجلات. يمكن أن يؤدي تخزين المستندات والملفات الورقية إلى ازدحام المكاتب، وزيادة مرافق التخزين الإضافية، والتكاليف المرتبطة بها.
الوقت المُستغرق في استرداد السجلات
يمكن أن يستغرق تحديد موقع سجلات فعلية معينة وقتًا طويلاً، خاصة إذا لم يتم تنظيم السجلات بشكل منهجي. قد يقضي الموظفون وقتًا ثمينًا في البحث عن المستندات، مما يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية.
فقدان أو تلف الوثائق والسجلات
السجلات المادية عرضة للتلف بسبب العوامل البيئية مثل الرطوبة أو الآفات أو الحوادث. يمكن أيضًا أن يتم وضع المستندات في غير مكانها أو فقدها، مما يؤدي إلى فجوات في المعلومات ومشاكل قانونية أو مشكلات محتملة تتعلق بالامتثال.
الامتثال والمخاطر القانونية
المتطلبات التنظيمية والالتزامات القانونية تتطلب إدارة السجلات بشكل سليم. يمكن أن تؤدي الإدارة غير الكافية للسجلات المادية إلى عدم الامتثال، والمسؤوليات القانونية، والعقوبات المالية
عدم إمكانية الوصول للوثائق والمستندات
غالبًا ما يحدث صعوبة في الوصول إلى السجلات المادية إلا من مواقع محددة، مما يحد من قدرة الموظفين البعيدين أو خارج الموقع على الوصول إلى المعلومات الضرورية على الفور.
التعاون غير المُجزي والفعال
يمكن أن تشكل مشاركة السجلات الفعلية مع فرق بعيدة أو العديد من أصحاب المصلحة تحديًا، مما يعيق التعاون الفعال واتخاذ القرار.
المخاوف الأمنية
يمكن أن تكون السجلات المادية عرضة للوصول غير المصرح به أو السرقة. قد لا تتمتع المعلومات الخاصة والسرية المُخزنة في المستندات المادية بنفس مستوى الأمان.
التعافي المحدود من التحديات
في حالات الكوارث، تكون السجلات المادية معرضة لخطر التلف أو التدمير. قد تكون خطط التعافي من الكوارث المناسبة للسجلات المادية معقدة ومكلفة.
التنظيم غير المتناسق
بدون نظام موحد لتنظيم السجلات المادية، يمكن أن تحدث تناقضات في التصنيف والحفظ والفهرسة، مما يؤدي إلى الارتباك وصعوبة تحديد موقع المستندات.
لا تستفيد السجلات المادية من أتمتة سير العمل وإمكانيات المعالجة الرقمية التي توفرها السجلات الرقمية، والتي يمكن أن تؤدي إلى إبطاء العمليات وصنع القرار.
التأثيرات البيئية
يساهم استخدام الورق والتخزين المادي وعملية المستندات التقليدية في زيادة المخاوف البيئية، بما في ذلك إزالة الغابات واستهلاك الطاقة والبصمة الكربونية.
كيف يمكن أن تستفيد أعمالك؟
توفير إدارة مركزية للسجلات المادية إلى جانب السجلات الإلكترونية في نظام واحد.
إدارة الملاحظات، لمساعدة المستخدمين أثناء تحميل وتنزيل وإدارة الملاحظات الخاصة بطريقة عملهم.
فرض سياسات احتفاظ موحدة عبر كل من مرافق التخزين المادية والمستودعات الإلكترونية.
اكتشاف معلومات السجل المادي وتحديد موقعها بسرعة وفقًا لعلاقتها بالمحتوى الإلكتروني.
قم بزيادة المسؤولية من خلال تتبع سلسلة الأمن وإجراءات العمل عن طريق سجل وصول مرئي وقابل للتدقيق.
تبسيط جهود الامتثال، والتأكد من تأمين السجلات وتنظيمها وقابليتها للاكتشاف أو الإتلاف في الوقت المطلوب
تمكين الموظفين من التركيز على العمل الذي يدفع الشركة إلى الأمام، وليس متطلبات الاحتفاظ أو العمليات المتكررة.
تمكين مديري السجلات من التركيز على العملية الشاملة بسبب زيادة الرؤية والتقييم القائم على إدارة العمليات بشكل فعال.
